Wszyscy szukamy tej jednej złotej reguły, która sprawi, że nasze dni będą płynąć gładko i bez wysiłku. Należy jednak pamiętać, że nie ma jednej, uniwersalnej ścieżki do bycia produktywnym. Jest jednak wiele technik zwiększania produktywności, które możemy wprowadzić w naszym życiu, aby poprawić naszą efektywność. Poniżej przedstawiam 22 sprytne sposoby na zwiększenie efektywności w pracy:

1. Wykorzystaj czas dojazdu do pracy: Czy to dojazd do biura, czy do ulubionej kawiarni, zawsze znajdą się sposoby, by lepiej wykorzystać ten czas. Może to być szybki telefon do rodziców lub kilka minut na słuchanie nowego podcastu i głębokie oddychanie.

2. Sprzątnij skrzynkę mailową: Pozbądź się wszystkich nieukończonych odpowiedzi, szkiców, które nigdzie nie zostaną wysłane oraz powiadomień o wyprzedażach, które Ci umknęły. Nawet 30 minut poświęconych na porządkowanie skrzynki mailowej i wypisywanie się z list mailingowych może sprawić, że przestaniesz czuć się przytłoczony nadmiarem informacji.

3. Nadaj priorytet zadaniom: To brzmi prosto, ale nie zawsze jest łatwe. Zamiast tworzyć listę zadań do wykonania i zaznaczać najpilniejsze, najtrudniejsze lub najłatwiejsze, pomyśl o swoim dniu jako zestawie klocków, które muszą do siebie pasować. Co musi zostać zrobione najpierw, aby reszta dnia lub tygodnia przebiegła sprawniej?

4. Wykorzystaj metodę Pomodoro: Ta technika z wykorzystaniem minutnika w kształcie pomidora zbudowana wokół zasady „pracuj, a potem odpoczywaj” jest ulubionym metodą zwiększenia efektywności dla wielu osób. Praca w krótkich seriach (25 minut intensywnej pracy i 5 minut przerwy) powoduje, że nasz umysł jest świeższy, łatwiej nam o koncentrację i unikanie dystraktorów w czasie przeznaczonym na realizacje zadań.

5. Zignoruj e-maile rano: To naturalna tendencja, że chcemy odpowiadać i od razu reagować, gdy widzimy nowe e-maile. Zaczynając dzień od zagłębienia się w stosie e-maili sprawiasz, że skrzynka odbiorcza staje się twoją listą priorytetów – kontroluje Ciebie, a nie odwrotnie. Rozważ zablokowanie godziny na sprawdzenie e-maili trochę później, a zamiast tego zacznij dzień od swoich priorytetów.

6. Znajdź swoje miejsce do pracy: Dopasowanie miejsca pracy do swoich preferencji, to ogromny skok w kierunku większej produktywności. Zatem zastanów się nad tym czy lepiej pracuje Ci się przy biurku w biurze czy przy kuchennym stole w domu? Może najlepsze pomysły przychodzą Ci do głowy podczas spaceru, kiedy możesz zresetować umysł?
   
   
7. Strategicznie wykorzystaj wiadomość „OOO” (Out Of Office): Kto powiedział, że autoresponder OOO jest tylko na wakacje? Bądź kreatywny i wykorzystaj go też do innych celów. Na przykład: „Aktualnie pracuję nad specjalnym projektem, a moje poranki w tym tygodniu (9-12) są temu poświęcone. Proszę o kontakt poza tymi godzinami”.
   
   
8. Wieczorem nakreśl kolejny dzień: Nakreślanie dnia różni się od skrupulatnego planowania. Kiedy nakreślasz swój dzień, psychicznie przygotowujesz się na różne fale energii i wysiłku, które będą potrzebne w ciągu dnia. Możesz wtedy zastanowić się czy nie przenieść ważnej rozmowy na rano, kiedy jesteś bardziej wypoczęty, a rutynowe zebranie przesunąć na koniec dnia pracy.
   
   
9. Zredukuj małe rozpraszacze: Każde, choć niewielkie dzwonienie, brzęczenie i mruganie odciąga naszą uwagę i zaburza koncentrację. Wycisz powiadomienia, które wytrącają Cię z rytmu, a od razu poczujesz różnicę.
   
   
10. Kontroluj czas ze smartfonem w ręku: Istnieje wiele użytecznych aplikacji i stron, które pomagają nam kontrolować korzystanie z mediów społecznościowych. Pamiętaj jednak, że kluczowe jest zrozumienie, kiedy i z jakich powodów sięgasz po nie w ciągu dnia? Czy rzeczywiście potrzebujesz sprawdzić coś ważnego, czy tylko bezrefleksyjnie skrolujesz ekran?
    
    
11. Zauważaj czerwone flagi przeciążenia: Wszyscy wiemy, jak to jest „kręcić się w kółko” lub „jechać na oparach” i jak bardzo to jest frustrujące. Sztuką jest zauważać w porę spadek energii i koncentracji oraz odpowiednio na nie reagować, na przykład dając sobie przyzwolenie na chwilę odpoczynku.
    
    
12.  Niech „Nie” będzie Twoją pierwszą odpowiedzią: To może wydawać się nieintuicyjne i sprzeczne z definicją produktywności, jednak zaczynając od „nie”, masz możliwość powiedzenia „tak” dla wielu innych rzeczy, które są dla Ciebie priorytetem. Gdy ktoś przychodzi do Ciebie z nowym projektem lub potrzebą, przerzuć na niego ciężar dowiedzenia, dlaczego jest to warte Twojego czasu i powinno być realizowane przed długą listą innych rzeczy, które masz w planach.
    
    
13. Twój naturalny rytm niech będzie Twoim kompasem. Każdy z nas posiada wewnętrzny zegar, który wyraźnie pokazuje, kiedy jesteśmy najbardziej energiczni. Zamiast porównywać się do tych, którzy skaczą na równe nogi o świcie, lepiej dostosuj swój harmonogram dnia do własnych preferencji. Jeśli jesteś sową, wykorzystaj to, zamiast z tym walczyć.
    
    
14. Produktywność wymaga struktury. W świecie pełnym aplikacji i narzędzi do zarządzania czasem, najważniejsze jest znalezienie systemu, który jest intuicyjny i dostosowany do twojego stylu życia. Wybierz to, co działa dla Ciebie, a nie to, co jest teraz w modzie.
    
    
15.  Twoje długoterminowe cele muszą być osadzone w codzienności. Marzenia nie spełniają się same, ale łatwiej je zrealizować dzieląc je na mniejsze, bardziej osiągalne cele. W ten sposób każdy dzień jest szansą na zbliżenie się do realizacji Twoich wielkich planów.
    
    
16.  Niech świat zna twoje ambicje. Dzieląc się swoimi celami z innymi, zwłaszcza z tymi, którym ufasz i którzy są Ci życzliwi, tworzysz dodatkowy system wsparcia i odpowiedzialności. Może to być również doskonały sposób na uzyskanie konstruktywnego feedbacku i inspiracji. 
    
    
17.  Nie śpiesz się i postaw na jakość. Świat zdaje się nagradzać tych, którzy działają szybko. Jednak prawdziwa wartość tkwi w jakości, która daje dużą satysfakcję z wykonywanej pracy.
    
    
18.  Mistrzostwo w zarządzaniu czasem czyli blokowanie zadań. Efektywność nie polega na multitaskingu, ale na skoncentrowaniu się na jednym zadaniu w danym momencie. Maksymalnie skoncentruj swoją uwagę na wykonywanym zadaniu, a rezultaty przyjdą szybko.
    
    
19.  Równowaga jest kluczem. Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym to nie tylko modne ostatnio hasło. Ci, którzy osiągnęli sukces, zdają się to rozumieć najlepiej, bo wiedzą, że praca na okrągło przy niewielkiej ilości snu to prosty przepis na katastrofę i wypalenie, dlatego priorytetem jest dla nich zdrowa równowaga między życiem prywatnym a pracą zawodową. Jeśli jesteś zmęczony, zrób przerwę, posłuchaj swojego ciała, pozwól sobie na relaks, a wtedy wewnętrzna motywacja do pracy sama znajdzie drogę powrotną.
    
    
20. Zdefiniuj własne mierniki produktywności: Produktywność nie polega na robieniu więcej i szybciej. Możemy zdefiniować produktywność z nieco większą subtelnością i powiedzieć, że chodzi o wykonanie swojej pracy, w odpowiednim czasie, z odpowiednimi zasobami i dla właściwych celów, aby osiągnąć najlepszy rezultat. Skup się na tym, co ma dla Ciebie wartość, a twoja energia i zasoby zostaną wykorzystane w optymalny sposób.
    
    
    Podsumowując, poprawa produktywności w pracy nie polega na zastosowaniu jednego cudownego rozwiązania, ale na wykorzystaniu wielu strategii, które wspólnie mogą przynieść znaczące korzyści. Pamiętaj, że każdy z nas jest inny, a to, co działa dla jednej osoby, może nie działać dla innej. Kluczem jest eksperymentowanie z różnymi technikami i znalezienie tych, które są dla Ciebie najbardziej efektywne. Powodzenia w zwiększaniu swojej produktywności!